När covid-19 kom till oss
Den 11 mars 2020 konstaterade Världshälsoorganisationen, WHO, att det stora virusutbrottet i världen är en pandemi.
Kommunen, och omsorgs- och socialförvaltning, påbörjade tidigt beredskapsarbetet genom att se över pandemiplaner, ansvar, rutiner och kommunikationsstrategier. Vi hade turen att ha relativt gott om tid att förbereda oss innan vi fick den första konstaterat smittade i vår verksamhet.
Samverkan och kommunikation
I samband med coronapandemin hamnade kommunens verksamheter i hård prövning. Trots en pågående pandemi måste våra verksamheter bedrivas, men på ett säkert sätt. En avgörande del för att lyckas med det är samverkan, kommunikation och nytänkande.
Samverkan och kommunikation
I samband med coronapandemin hamnade kommunens verksamheter i hård prövning. Trots en pågående pandemi måste våra verksamheter bedrivas, men på ett säkert sätt. En avgörande del för att lyckas med det är samverkan, kommunikation och nytänkande.
Att samverka är en förutsättning för att kunna hantera de påfrestningar och alla de konsekvenser och behov som pandemin för med sig. Inom kommunen har samverkan skett mellan de olika förvaltningarna, samverkan har också skett med andra aktörer så som region Östergötland och andra kommuner. Genom samverkan har vi löpande förtydligat våra roller och kompetenser samt förtydligat och utvecklat våra arbetsrutiner.
Gemensam covid-19-enhet i kommunen
För att begränsa smittspridning och erbjuda bästa möjliga vård till personer som drabbats av covid-19 upprättades en gemensam covid-enhet på Dacke korttidsboende. Lokalerna på Dacke utformades för att förhindra smittspridning och medarbetarna fick specialistkompetens kring omhändertagande av svårt sjuka patienter. Platser erbjöds till personer med covid-19 som kom från slutenvården och var i behov av omsorg samt till personer med covid-19 i ordinärt boende med omfattande behov av omsorg.
Samverkan inom regionen
Bromsa smittspridningen har självklart varit i fokus under pandemin och därmed har basala hygienrutiner, skyddsutrustning, provtagning och smittspårning varit mycket viktigt. Vår medicinskt ansvariga sjuksköterska, Sonja Johansson, har haft kontinuerliga möten med personer i samma roll i andra kommuner.
”Att dela erfarenheter och stötta varandra i olika frågor har varit en otrolig trygghet i olika beslut och vägval” säger Sonja.
”Regions Östergötlands Smittskydd och Vårdhygien har också varit till stor hjälp då de bistått oss med sin expertis under hela pandemin.”
”Tillsammans med primärvården har vi arbetat för att stärka hälsan, välbefinnandet och livskvalitén hos våra kunder på LSS-boenden. Vår LSS-sjuksköterska Henrik Hilding har regelbundet haft rond tillsammans med läkare från Mjölby vårdcentral.”
Ställer upp där det behövs
Kommunens förvaltningar har samverkat gällande personella resurser under pandemin. Samverkan har varit god och medarbetare har bytt arbetsuppgifter både inom och mellan förvaltningarna för att stötta där behovet har varit som störst.
Jag hoppas och tror att vi i större utsträckning arbetar över förvaltningsgränserna även framöver.
Med nyfikenhet, engagemang och vilja har medarbetare inom kommunen satt sig in i nya utmaningar. Bland annat har kommunens skolsjuksköterskor hjälpt omsorgs- och socialförvaltningens kommunsjuksköterskor när det varit extra hög belastning och medarbetare från utbildning samt kultur och fritid har hjälpt till inom äldreomsorgen.
”Jag hoppas och tror att det här samarbetet kommer ge ringar på vattnet så att vi i större utsträckning arbetar över förvaltningsgränserna även framöver” säger Elisabeth Svensson som arbetar som bemanningssamordnare. Elisabeth prioriterar behov, fördelar resurser samt utbildar och introducerar nya medarbetare.
Kommunikation är A-O i en kris
Behovet av information och kommunikation är oerhört viktigt under en kris, både internt och externt. Genom god kommunikation skapas samsyn, samverkan, medvetenhet och trygghet i hur vi ska agera och tillsammans lindra krisens omfattning.
Redan tidigt av pandemin såg vi över vår strategi för kriskommunikation. Det är viktigt att alla våra medarbetare har tillgång till aktuell information och känner sig trygga. Många av våra medarbetare har ingen fast arbetsplats med dator vilket gör att vi måste använda olika kommunikationskanaler för att informationen ska vara tillgänglig för alla.
Vi har skapat flera olika mötesforum för att diskutera och skapa samsyn, både på lokal och på regional nivå.
Kommunikationen med medborgare, kunder och anhöriga är också av stor vikt för att bemöta oro och uppmana till ett beteende som minskar smittspridning. ”Tillsammans bromsar vi smittan” har varit grunden i vår kommunikation.
Chockdigitalisering – rustade för snabb digital omställning
Chockdigitalisering – rustade för snabb digital omställning
Coronapandemin har blivit som ett gigantiskt digitalt experiment. På kort tid har förvaltningens medarbetare tvingats att hitta nya former för att utföra vårt arbete med så lite fysiska möten som möjligt. Förvaltningen har haft stort fokus på förändring och digitalisering de senaste åren vilket gjort att vi klarat av omställningen mycket bra tack vare kreativitet och mod.
Digital omställning har varit på agendan i flera år inom offentlig sektor, men omställningen har gått långsamt. Flera tekniska lösningar finns på marknaden idag, men utmaningen är att våga förändra arbetssätt, organisationen och processer för att börja arbeta digitalt i större utsträckning.
Under senaste året har vår förvaltning arbetat med digitalisering på många olika plan. Det har handlat om strategiska riktningar, kunskap och förståelse i organisationen samt olika praktiska initiativ med nya tekniker och system.
”Vi har arbetat med att bygga en modig, kreativ och innovativ kultur. Vi har pratat om vikten av att våga, testa och lära längs vägen. Detta har vi verkligen haft nytta av nu under coronapandemin, för just nu har vi inte tid att fastna i detaljer som vi inte kan få svar på utan att testa” säger Magdalena Green, utvecklingsledare för digitalisering.
Digitaliseringen har verkligen tagit fart och våra planer och strategier blir verklighet.
Under pandemin har den digitala transformationen fått en rejäl skjuts och nu ser allt fler nyttan och behovet av digitala lösningar.
”Läget vi befinner oss i har gjort att vi implementerat och breddinfört lösningar vi pratat om länge” fortsätter Magdalena. ”Nu har digitaliseringen verkligen tagit fart och våra planer och strategier blir verklighet. Jag hoppas vi tar med oss detta mod och agila arbetssätt i framtiden.”
Ökad digital mognad
Under det gångna året har många av oss tvingats in i digitaliseringen vilket gjort att den digitala mognaden har ökat. Den ökade mognaden hos våra medborgare banar väg för fler digitala tjänster i framtiden.
Enligt den årliga undersökningen av internetvanor i Sverige, som görs av Internet och svenskarna, visar att det framförallt är äldre som har tagit klivet ut på internet. De har börjat använda sociala medier mer än tidigare, e-handlat och haft videosamtal med släktingar och vänner. Pensionärerna har också använt digitala vårdtjänster mer under pandemin.
”Internet och digitala tjänster kan ge människor ett mer självständigt, aktivt och socialt liv” säger Magdalena. ”Det finns dock en rädsla och misstro för internettjänster, framförallt bland äldre. Men under det gångna året har många testat att handla mat eller haft videosamtal med släktingar, det skapar möjligheter för oss att fler vill ta del av digitala tjänster från kommunen.”
Ett initiativ för att stötta och hjälpa internetovana personer var att skapa en hemsida med enkla tips och guider kring hur tjänster på internet kan förenkla vardagen.
”Det finns otroliga möjligheter till att göra vardagen enklare, roligare och tryggare med hjälp av digitala lösningar” säger Magdalena. ”Jag har försökt sammanställa en mängd möjligheter på en webbsida vi kallar Surfguiden. Där har jag samlat enkel information om hur man skaffar BankID, har videosamtal, handlar på nätet, hittar recept, kollar nyheter med mer.”
Digitala initiativ under pandemin
Förvaltningens medarbetare är möjliggörare, och det har verkligen bevisats under pandemin. Genom kreativitet och handlingskraft har fler initiativ för mer digitala arbetssätt startat under året.
Mycket har handlat om digital kommunikation för att minska fysiska möten. Antalet videosamtal har ökat enormt, både internt och med kunder.
”Tekniken för videosamtal har ju funnits länge, men vi har bara inte kommit igång att använda det. Nu har många tvingats till det och ser hur enkelt och smidigt det är. Möten digitalt minskar inte bara smittspridningen utan spar även restid, tid vi kan använda till mer värdeskapande arbete.” säger Magdalena.
För att möjliggöra fler kontaktvägar med kommunen har ett antal nya e-tjänster utvecklats under året.
”Den isolering pandemin inneburit har gjort att vi sett över hur utsatta personer kan kontakta oss på ett tryggt och säkert sätt. Vi har tagit fram en e-tjänst för personer som är utsatta för våld i nära relationer och en e- tjänst där unga kan kontakta oss.” fortsätter Magdalena.
Sedan flera år har förvaltningen gjort tillsyner på natten med hjälp av kameror i hemtjänsten. Under pandemin infördes även teknik för att kunna erbjuda tillsyner dagtid genom videosamtal.
På kommunens särskilda boenden ökade intresset för digitala tjänster via surfplattor.
”Vi har haft surfplattor ute på många av våra boenden, men de har tyvärr inte använts så mycket. Men under pandemin har efterfrågan ökat och vi har nu sett över att det finns paddor och wifi på alla våra boenden.” berättar Magdalena. ”De har använts för videosamtal med anhöriga, spela spel, uppleva kultur och andra nöjen.” berättar Magdalena
Pandemin har krävt ett ökat antal vikarier. För att de ska känna sig trygga i sitt uppdrag får de tillgång till en digital introduktion. Innehållet i denna introduktion kompletterades snabbt gällande hantering av covid-19.
Vi ställer inte in – vi ställer om
Vi ställer inte in – vi ställer om
Det har varit ett ovanligt och utmanande år på många sätt. Samtidigt har detta år visat att omsorgs- och socialförvaltningen är möjliggörare.
Aktiviteter, möten, konferenser och utbildningar har fått hitta nya former under året för att minska smittspridningen. Visst har det begränsat oss, men med nytänkande och kreativitet har vi hittat nya lösningar.
Underhållning utomhus
Under året har många aktiviteter på våra särskilda boenden fått genomföras utomhus.
Under våren underhöll bland annat Östgötateatern med en musikföreställning utomhus på Ängens trygghetsboende. Vår dagliga verksamhet KanDeKanVi spred också glädje och energi med en utomhusshow.
Vår mötesplats på Tunet har ordnat fika, promenader, loppis och andra aktiviteter utomhus för att hålla igång verksamheten under pandemin.
Kulturskolans unga orkestrar brukar resa på våren och spela upp vad de har övat på under säsongen. Den här våren blev annorlunda, de nästan hundra eleverna fick istället uppträda under andra former. De turnerade runt och spelade utanför våra vårdboenden i kommunen. Att få njuta av blås- och stråkmusik var väldigt uppskattat av våra boende.
Även många möten med kunder, anhöriga och kollegor har genomförts utomhus.
Tänk om, tänk nytt
Varje år brukar KanDeKanVi bjuda in till en julshowkonsert, något som tyvärr inte gick att genomföra i år. Men det stoppade inte gänget. Istället flyttade de underhållningen till YouTube där de varje dag bjöd på en film med sång, rim, dans eller andra upptåg.
Då det varit svårt att göra utflykter tänkte personalen på Bokens vårdboende så här ”Kan inte vi besöka utställningar, får utställningar besöka oss”. Så under en period flyttade en liten tillfällig utställning med kläder och väskor från sekelskiftet in på Boken från hembygdsförening i Mjölby.
